Dokumenty, które trzeba dostarczać do biura rachunkowego

Dokumenty sprzedażowe

To najważniejsza grupa dokumentów, która zawsze musi zostać przekazana księgowemu.

• faktury VAT
• faktury bez VAT, np. przy zwolnieniu podmiotowym
• paragony z NIP, czyli faktury uproszczone
• dokumenty z systemów sprzedaży: POS, sklep internetowy
• potwierdzenia sprzedaży zagranicznej, w UE i poza UE

Dokumenty kosztowe

Co należy przekazać

• faktury zakupowe związane z działalnością
• paragony i rachunki, o ile mogą być kosztem
• faktury za paliwo i przejazdy
• dokumenty leasingu, najmu i abonamentów
• rachunki za media: internet, telefon, energia
• faktury z subskrypcji online, np. oprogramowanie i licencje

Wskazówka od księgowego

Najwięcej błędów powstaje wtedy, gdy przedsiębiorca zapomina o drobnych, codziennych wydatkach. Warto:

• używać aplikacji do skanowania faktur
• wysyłać dokumenty na bieżąco
• pod koniec miesiąca zrobić krótką checklistę wydatków

Dokumenty pracownicze

Jeśli zatrudniasz pracowników, te dokumenty muszą trafiać do księgowego każdego miesiąca.

• listy obecności lub ewidencja czasu pracy
• informacje o nadgodzinach i urlopach
• zwolnienia lekarskie ZUS ZLA
• nowe umowy lub aneksy
• informacje o zakończeniu współpracy z pracownikiem lub zleceniobiorcą

Wyciągi bankowe i raporty kasowe

To dokumenty, które pozwalają biuru rachunkowemu zweryfikować wpływy i wydatki.

• miesięczne wyciągi bankowe
• potwierdzenia przelewów
• raport kasowy, jeśli firma prowadzi kasę
• raporty transakcyjne z terminala płatniczego

Środki trwałe i wyposażenie

Do tej kategorii trafiają dokumenty, które przedsiębiorcy często pomijają albo dostarczają za późno.

• faktury zakupu nowych środków trwałych
• dokumenty sprzedaży lub likwidacji środka trwałego
• protokoły przyjęcia (OT) i likwidacji (LT)
• faktury za ulepszenia, modernizacje i remonty

Pisma urzędowe i sytuacje niestandardowe

Tych dokumentów nie dostarcza się co miesiąc, ale trzeba je przekazać niezwłocznie.

• pisma z ZUS, urzędu skarbowego lub PIP
• decyzje podatkowe
• kontrole, wezwania, zawiadomienia
• umowy kredytowe i leasingowe
• umowy z kontrahentami

Im szybciej księgowy je otrzyma, tym mniejsze ryzyko problemów i kar.

W jakiej formie dostarczać dokumenty

• skany w PDF
• zdjęcia wysokiej jakości, JPG lub PNG
• dokumenty elektroniczne pobrane z systemów
• albo bezpośrednio przez aplikację polecaną przez księgowego

Co grozi za nieterminowe dostarczanie

• błędne rozliczenia podatkowe
• naliczenie kar i odsetek
• problemy z ZUS
• brak możliwości odliczenia kosztów
• ryzyko kontroli skarbowej

Regularna współpraca z biurem rachunkowym jest kluczowa, żeby tego uniknąć.

Podsumowanie

Każdy przedsiębiorca powinien przekazywać co miesiąc:

• faktury sprzedaży
• dokumenty kosztowe
• dokumenty pracownicze, jeśli dotyczy
• wyciągi bankowe i raporty kasowe
• dokumenty środków trwałych
• pisma urzędowe

Im lepsza organizacja dokumentów, tym niższe ryzyko błędów i spokojniejsza współpraca z księgowym.